Élection du CSE par vote électronique : modalités
L’élection des représentants du CSE peut désormais se faire par le biais d’un vote électronique si un accord d’entreprise, ou à défaut d’accord, l’employeur, le décide.
Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique, sur le lieu de travail ou à distance, sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail. Un cahier des charges relatif au vote électronique doit être établi en accord avec les dispositions des articles ci-dessus et communiqués aux salariés sur le lieu de travail.
Le vote électronique ne doit écarter personne du scrutin. Aussi, il appartient à l’employeur de s’assurer que tous les salariés puissent avoir accès au matériel et à la connexion nécessaire pour voter électroniquement. D’ailleurs, le vote électronique n’exclut pas nécessairement le vote sous enveloppe.
Élections du CSE : comment mettre en place le vote électronique ?
La conception et l’organisation du vote électronique peut être réalisée en interne ou confiée à un prestataire externe à l’entreprise, en respectant le cahier des charges prévu :
- respect de la confidentialité des données : listes électorales, listes d’émargement, votes;
- le système doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la fermeture du scrutin;
- le système doit au préalable être soumis à une vérification par un organisme indépendant et tenu à la disposition de la CNIL;
- le système doit être sécurisé.
Recourir à un consultant RH externe pour la mise en place des élections du CSE par vote électronique
Si l’organisation du vote électronique est confiée à un prestataire externe comme un consultant RH, alors celui-ci se chargera d’établir le rétro-planning et de coordonner l’ensemble des étapes du calendrier électoral de la négociation du protocole électoral jusqu’à la proclamation des résultats et la rédaction du procès-verbal d’élections CSE. Il est également garant de la conformité juridique et légale de l’organisation des élections. Pour les RH en place, confier l’organisation des élections à un prestataire externe rompu à l’exercice permet de s’assurer de la conformité des élections et de gagner en sérénité en se déchargeant de cette obligation chronophage et en se concentrant sur ses missions habituelles.
Les avantages du vote électronique pour les élections du CSE
L’organisation des élections des membres du CSE par vote électronique comporte de nombreux avantages en comparaison à l’élection traditionnelle avec bulletins de vote papier.
Organisation et logistique
En premier lieu, le vote en ligne est beaucoup plus simple à organiser que le vote physique sur site. Avec le vote électronique, plus besoin de salle de vote dédiée, d’isoloirs et de salariés pour tenir le bureau de vote et réaliser le dépouillement. Le recueil des votes et le dépouillement se faisant entièrement en ligne permet également d’éviter les erreurs de comptage des bulletins. Grâce aux votes électroniques, la proclamation des résultats est quasi instantanée suivant la clôture du scrutin. Exit la problématique des bulletins raturés, blancs, nuls, tout est facilité par le vote en ligne et en quelques minutes les cerfa sont édités avec les résultats.
Sécurité
Lors d’un vote électronique, la sécurité est encore plus importante que dans un vote en présentiel. Au-delà du risque d’erreur qui est totalement éliminé, toutes les données sont sécurisées. Les scellés à l’ouverture et à la fermeture du scrutin se font en ligne, seules les personnes tenant le bureau de vote disposent du mot de passe.
Simplicité et flexibilité
Le vote électronique simplifie grandement l’organisation des élections CSE. Plus besoin d’être sur site pour voter, les salariés peuvent voter d’où ils souhaitent. Cela simplifie l’organisation des élections pour les entreprises qui comptent plusieurs sites, avec de nombreux collaborateurs en télétravail ou itinérants. Les salariés peuvent même voter pendant leurs congés. L’accès au vote n’est pas contraint par des horaires, les salariés peuvent voter quand ils le souhaitent, même la nuit. Enfin, ils peuvent voter avec le device de leur choix – smartphone, ordinateur, tablette – ce qui facilite également le vote.
Engagement
Enfin, permettre aux salariés de voter en ligne améliore le taux de participation au scrutin. La durée du vote est déterminée en amont, et les votes peuvent être ouverts sur plusieurs jours. Ainsi on constate un engagement plus important des salariés qui n’ont plus d’excuse pour ne pas participer à l’élection. De plus, en touchant un nombre plus important de salariés, ceux-ci se sentent davantage concernés par la suite avec le CSE.
Economies
Le vote électronique apporte de la modernité, une simplification du scrutin et un gain de temps certain. Avec le vote électronique il n’y a plus besoin de convoquer les salariés et de tenir des bureaux de votes physiques pendant des heures, d’imprimer, découper et préparer les bulletins de vote, de louer des urnes et des isoloirs et de dépouiller pendant des heures en mobilisant des salariés. Ainsi l’organisation des élections par vote électronique permet également des économies non négligeables.
Comment se déroulent les élections du CSE par vote électronique ?
Le calendrier électoral reste le même que pour des élections traditionnelles, il faut donc s’y prendre au minimum 2 mois avant la fin des mandats en cours pour réaliser toutes les étapes préalables au scrutin (information des salariés, négociation du protocole d’accord, communications des listes électorales, lancement des appels à candidature…).
Le vote électronique se déroule ensuite, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui peut être de plusieurs jours.
Pour se connecter au système de vote, l’électeur devra se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis. Ainsi, la confidentialité est garantie ainsi que l’unicité du vote.
