Externalisation RH : définition
L’externalisation RH consiste à déléguer à un prestataire externe tout ou partie de la gestion de ses ressources humaines. Il peut s’agir d’une mission ponctuelle ou d’un accompagnement dans la durée.
L’externalisation peut concerner une fonction RH (paie, recrutement, formation, gestion administrative…), un processus RH ou encore la gestion totale ou partielle d’un logiciel de gestion des ressources humaines.
Le plus souvent, l’externalisation des ressources humaines permet aux RH de s’affranchir de tâches chronophages ou à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur leur cœur de métier et leurs missions essentielles à forte valeur. Cependant, l’externalisation RH peut concerner des sujets plus stratégiques pour lesquels les RH recherchent une expertise spécifique dont ils ne disposent pas en interne. Quelle que soit la raison de l’externalisation, l’objectif visé est le gain de productivité, de compétitivité et la création de valeur pour l’entreprise.
En outre, la digitalisation des RH, permettant d’automatiser les tâches répétitives et chronophages à faible valeur ajoutée, couplée à l’essor du freelancing, facilitent le recours à l’externalisation RH. L’externalisation apparaît ainsi comme une véritable tendance de fond, déjà présente et qui s’accentuera encore davantage dans les années à venir.
Les avantages de l’externalisation RH pour les entreprises
L’externalisation RH comporte de nombreux avantages pour les entreprises : gain de temps et d’efficacité, réduction et maîtrise des coûts ou encore accès à des expertises spécifiques.
Gains de temps et d’efficacité
Les besoins d’une entreprise évoluent en permanence et l’externalisation offre une grande flexibilité permettant ainsi de gagner en efficacité.
En premier lieu, lorsque les RH externalisent des tâches chronophages, répétitives ou à faible valeur ajoutée, ils se libèrent du temps pour se concentrer sur des sujets plus stratégiques : marque employeur, satisfaction des salariés…
En effet, certains aspects de la gestion des ressources humaines demandent beaucoup de temps et ne sont pas rentables s’ils sont effectués en interne, d’où l’intérêt de les externaliser. Les prestataires externes, rompus à l’exercice et avec une diversité d’expérience et de clients, apportent des solutions rapides qui permettent de faire gagner l’entreprise en efficacité.
De plus, lorsque les processus RH sont externalisés, l’entreprise n’a plus à se soucier d’éventuelles absences de salariés et de tout ce qui peut en résulter (retard, coûts…), ce point devient à la charge du prestataire externe qui en assume la responsabilité.
Réduction des coûts et maîtrise du budget
Gagner en efficacité sur certaines tâches ou processus comme vu précédemment permet de facto de réduire les coûts liés à la gestion de ces tâches. Les prestataires externes font bénéficier à leurs clients d’économies d’échelle, leur permettent d’automatiser certaines tâches les rendant ainsi moins onéreuses ou encore de diminuer les frais liés à la masse salariale.
En effet, externaliser certaines tâches permet d’optimiser des processus sans avoir à recruter de nouvelles compétences en interne. Parfois même ces tâches ne nécessitent pas d’avoir recours à un temps plein. L’entreprise s’évite ainsi un recrutement, qui peut être long et coûteux et entraîne une gestion post recrutement fastidieuse (gestion de la paie, congés etc…).
L’automatisation de certaines tâches ou processus par des prestataires externes permettent également d’éviter des erreurs qui peuvent devenir coûteuses. En effet, en automatisant des tâches comme la paie, l’entreprise limite le risque d’erreur humaine qui peuvent avoir des répercussions importantes.
En résumé, l’externalisation RH permet d’ajuster ses ressources en fonction des besoins réels de l’entreprise qui peuvent varier régulièrement en fonction d’un contexte, d’une saisonnalité ou d’un projet ponctuel. Ainsi les coûts sont parfaitement maîtrisés, permettant d’optimiser la productivité et de soutenir la création de valeur au sein de l’entreprise.
Accès à des compétences et expertises spécifiques
Enfin, certains projets ou certaines tâches nécessitent une expertise spécifique que l’entreprise ne possède pas en interne. Là encore, plutôt que d’avoir recours à un recrutement ou à la formation d’un salarié en interne, l’entreprise peut avoir intérêt à externaliser cette compétence.
Généralement, il s’agit de savoir-faire ou compétences nouvelles, liées à la digitalisation, à l’évolution de la réglementation ou à un projet spécifique ponctuel. En externalisant la compétence recherchée, l’entreprise s’assure de bénéficier d’un expert du sujet sur la durée nécessaire au projet.
Passer à côté d’une nouvelle réglementation, d’une mise en conformité légale ou sociale (élections CSE par exemple) ou ne pas réussir à recruter dans les temps constituent des risques pour l’entreprise. Confier ses activités RH à un expert externe permet de limiter le risque lié à un manque d’expertise ou de connaissances techniques ou légales. En déléguant, l’entreprise se repose et s’appuie sur le savoir-faire et l’expertise du consultant.
Avec leur regard extérieur à l’entreprise, les ressources externalisées permettent également à l’entreprise de prendre de la hauteur. Ces ressources sont dédiées à la réussite des projets ou des missions qui leur sont confiées. L’entreprise dispose ainsi d’une ressource expérimentée, en fonction de ses besoins, là où une embauche à temps plein ne se justifie pas nécessairement. L’externalisation RH est une vraie source de création de valeur pour l’entreprise.
Les différentes formes d’externalisation RH
Plusieurs solutions s’offrent aux entreprises pour externaliser leurs fonctions RH. L’entreprise choisit la formule adaptée en fonction du type de métier à externaliser, de la durée ou encore de la durée du besoin.
L’externalisation peut être partielle (quelques métiers) ou totale (l’ensemble de la fonction RH), ponctuelle ou continue.
Le cabinet de conseil en ressources humaines est une solution parfaite pour gérer une mission, circonscrite dans le temps avec un cahier des charges précis : audit RH, ouverture d’un nouveau pays, d’un nouveau site…
Le temps partagé est une formule idéale dans le cadre de missions récurrentes, de longue durée. Le temps partagé vous permet d’avoir une ressource experte en fonction de vos besoins (quelques jours à quelques semaines par mois) et qui en vient à connaître parfaitement le fonctionnement de votre organisation. Le consultant RH à temps partagé peut intervenir dans votre entreprise et/ou en télétravail et être épaulé par d’autres consultants à temps partagé si la mission le nécessite.
Enfin, certaines entreprises vous permettent d’externaliser un métier spécifique sur la durée comme la gestion de la paie, très chronophage avec peu de valeur ajoutée. Il s’agit alors de sous-traitance.
Identifier les fonctions RH à externaliser
Toutes les fonctions RH peuvent être externalisées. C’est même largement le cas dans les entreprises de moins de 50 salariés dans lesquelles une embauche d’une ressource à temps plein ne se justifie pas nécessairement.
Lorsque les entreprises atteignent une taille critique, elles peuvent aussi externaliser certaines fonctions. Il s’agit généralement des fonctions les moins stratégiques ou les plus chronophages comme la paie, l’administration du personnel, le recrutement ou encore la formation. Les missions considérées comme stratégiques ou complexes restent à la charge des RH en place dans l’entreprise qui peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier.
Paie et administration du personnel
La gestion de la paie et l’administration du personnel sont les missions les plus externalisées. Ces tâches sont considérées comme chronophages, répétitives et à faible valeur ajoutée.
Faire appel à l’externalisation pour la paie permet de s’assurer d’être toujours en conformité, et d’éviter les erreurs. Exonérations, prélèvement à la source, évolutions des taux de cotisations, paramétrages annuels, cotisations URSSAF, toutes ces spécificités métier peuvent nécessiter l’intervention d’un RH ou DRH externalisé spécialiste de ces sujets. Le consultant externe peut ainsi se charger de :
- Réaliser un audit de paie et des charges sociales ;
- Contrôler la cohérence des données et des compteurs de paie ;
- Apporter une expertise technique en paie sur des situations complexes ;
- Former les responsables ou gestionnaires de paie au sein des entreprises dans lesquelles ils interviennent;
- Remplacer temporaire un responsable de paie ;
- Préparer les requêtes et l’extraction de données de paie ;
- Réaliser la migration vers un nouveau système de paie ;
- Préparer et accompagner l’entreprise lors d’un contrôle URSSAF.
L’entreprise peut également externaliser l’organisation des élections professionnelles
Recrutement et sélection
Le recrutement regroupe des tâches multiples dont certaines peuvent être très chronophages. Si le recrutement d’un profil senior est bien évidemment un enjeu stratégique, il n’en reste pas moins que la décision finale appartient à l’entreprise même si la tâche a été externalisée. Ainsi, toute la partie amont est souvent déléguée : sourcing, établissement d’une CVthèque, publication des annonces, rédaction des fiches de postes, pré-sélections et organisation des entretiens.
Pour certains postes spécifiques, stratégiques ou en tension, les entreprises peuvent aussi avoir recours à des cabinets de recrutement. Plutôt que de risquer de passer trop de temps sur un recrutement qui pourrait ne pas aboutir et qui serait chronophage, les entreprises ont souvent tout intérêt à externaliser.
Formation et développement / Gestion des talents et des carrières
La gestion des compétences au sein d’une entreprise permet d’attirer et fidéliser les collaborateurs. Réussir la gestion des compétences est donc un enjeu important mais certains aspects administratifs comme le montage de dossiers de financement peut s’avérer complexe. D’autres pans sont particulièrement chronophages, c’est pourquoi l’externalisation RH est courante en matière de gestion des talents et formation. Le consultant RH peut ainsi prendre en charge :
- L’identification des compétences existantes au sein de l’entreprise;
- La validation de la bonne utilisation des compétences existantes en interne;
- L’évaluation des besoins en compétences des collaborateurs et priorisation;
- La préparation d’un plan de développement des compétences en fonction des besoins identifiés;
- La recherche d’organisme de formation et la gestion administrative : inscription, financements, OPCO…
- L’organisation des sessions de formations;
- L’évaluation des formations réalisées et des organismes de formation;
- La mise en place des outils et processus liés au management des compétences;
- Le déploiement du plan annuel de développement des compétences;
- La gestion de la mobilité interne et des promotions.
Les étapes clés pour réussir l’externalisation RH
Analyse des besoins et définition des objectifs
On l’a vu, toutes les fonctions RH peuvent être externalisées. Cependant, avant de franchir le pas, quelques étapes sont nécessaires pour réussir son externalisation RH :
- Définir le cahier des charges : quelles expertises sont nécessaires pour accomplir cette mission ? Ces expertises sont-elles disponibles en interne ? A t-on besoin d’un temps plein sur cette mission ? Quel est le budget disponible ?
- Définir le cadre de la mission : quelle est la durée du projet ? Le projet a-t-il une échéance ou une fin déterminée ? De ce fait, de combien de ressources a-t-on besoin pour mener le projet dans les temps ?
- Définir le cadre managérial : à qui le consultant RH devra-t-il reporter ? Quels sont les objectifs à atteindre ? Quels sont les KPIs à suivre ?
Si vous avez réponse à l’ensemble de ces questions, alors vient l’étape de sélection du prestataire.
Sélection du prestataire idéal
Consultant indépendant freelance, cabinet de conseil RH, agence… Les options ne manquent pas pour externaliser sa fonction RH.
Chez Boost’RH nous pensons que faire appel à un cabinet de consultants RH (RH ou DRH à temps partagé) est une garantie de réussite de l’externalisation. En effet, les avantages du cabinet de consultant sont nombreux comparés à un consultant indépendant ou une agence :
- Assurer la continuité de la mission : en cas d’absence, maladie ou congés du consultant, le cabinet a la possibilité de remplacer la ressource absente rapidement. Ainsi la pérennité de la mission ou du projet n’est jamais mis en péril;
- Adaptation rapide : si la mission le nécessite, le cabinet de consultant peut staffer rapidement d’autres consultants pouvant intervenir en renfort ou sur une partie technique de la mission nécessitant une autre expertise spécifique;
- Gage de qualité : le cabinet met en jeu son image et sa notoriété lorsque le consultant intervient au sein d’une entreprise. Aussi, c’est de son ressort de sélectionner avec soins les consultants qui interviennent, de vérifier leurs compétences et les former en continu pour assurer leur expertise;
- Non dépendance : le consultant RH doit s’assurer de ne pas placer l’entreprise dans une situation de dépendance vis -à -vis de lui. Le consultant intervient généralement au sein de l’entreprise, il se fond parmi les collaborateurs et s’imprègne de la culture de l’entreprise, là où une agence par exemple intervient en externe et peut créer une situation de dépendance.
Ne négligez pas l’étape de sélection et de préparation, elle est essentielle à la réussite de l’externalisation. Certes l’effort de préparation peut paraître important mais c’est la garantie que l’externalisation soit efficace et réussie. Une fois le prestataire sélectionné, il faudra le briefer et lui apporter les informations nécessaires à la réussite de la mission qui lui est confiée. N’oubliez pas de communiquer sur votre choix d’externaliser afin de mettre au courant les parties prenantes mais également l’ensemble des collaborateurs qui pourraient voir d’un mauvais œil l’externalisation.
Les défis et risques de l’externalisation RH
Même s’ils sont mineurs, l’externalisation RH comporte des risques qu’il vaut mieux identifier en amont pour s’en prémunir : confidentialité des données, maintien de la qualité des services, contrôle des compétences et connaissances au sein de l’entreprise…
En effet, l’entreprise qui externalise une fonction renonce à un lien de subordination avec ses collaborateurs, au profit d’un tiers. Il y a là un risque de perte de contrôle et de déperdition de l’information, des données et de confidentialité.
L’entreprise peut également se retrouver dans une situation de dépendance vis à vis du prestataire. Il peut être difficile de changer de prestataire si celui-ci n’apporte pas satisfaction car il dispose du savoir et de l’antériorité sur la mission. C’est pour cela que le choix du prestataire est une étape cruciale de l’externalisation.
Enfin, un dernier risque est celui du mécontentement des collaborateurs internes. Certains peuvent éprouver des difficultés à travailler avec des prestataires externes ou de l’incompréhension. La communication sur le choix réalisé par l’entreprise d’externaliser est alors à ne pas négliger.
