Comment rédiger une fiche de poste efficace ? Exemples

Définition et importance d’une fiche de poste

Une fiche de poste est un document qui décrit de manière détaillée les fonctions, responsabilités, compétences et qualifications requises pour un poste spécifique au sein d’une organisation. C’est un outil RH essentiel qui sert de référence officielle pour les candidats potentiels et les employés actuels, définissant clairement les attentes de l’entreprise pour un poste donné.

Pour l’entreprise, une fiche de poste bien rédigée facilite le processus de recrutement en attirant des candidats qualifiés pour le poste en question. Elle contribue également à une meilleure organisation interne en clarifiant les rôles et responsabilités de chacun, ce qui contribue à améliorer la productivité et l’efficacité.

Pour les employés, la fiche de poste fournit une compréhension claire de ce qui est attendu d’eux dans leur métier, ce qui peut augmenter leur satisfaction au travail et leur engagement. Elle sert également de base pour les évaluations de performance et le développement de carrière.

Une fiche de poste mal rédigée peut entraîner des malentendus et des attentes irréalistes, tant pour l’entreprise que pour les employés. Cela peut conduire à un mauvais recrutement, à une insatisfaction au travail, et finalement à un taux de turnover plus élevé. En outre, elle peut générer des conflits internes et une baisse de la productivité due à une mauvaise répartition des tâches et des responsabilités.

Les éléments essentiels d’une fiche de poste
 

Pour qu’une fiche de poste soit efficace, elle doit contenir les éléments suivants :

• Titre du poste : le titre du poste doit être clair et refléter précisément la fonction. Il doit être suffisamment spécifique pour attirer le profil de candidat idéal. Le titre est l’élément qui est visible en premier et recherché par les candidats sur les moteurs de recherche, attention à ne pas le négliger ! 

• Département et hiérarchie : il s’agit d’indiquer le département auquel le poste est rattaché et la position hiérarchique. Cela aide à situer le poste dans l’organisation globale de l’entreprise.

• • La raison d’être du poste : cette section doit donner une vue d’ensemble de l’objectif et des enjeux du poste et de sa contribution à l’organisation.
  • Missions, responsabilités et tâches : les missions principales ainsi que les responsabilités et tâches spécifiques du métier doivent être détaillées. Cela doit inclure aussi bien les activités quotidiennes que les responsabilités plus stratégiques.

• Compétences requises (savoir-faire et savoir-être) : il s’agit de lister les compétences techniques nécessaires pour le poste, ainsi que les compétences interpersonnelles ou soft skills qui seront essentielles pour réussir dans ce rôle.

• Qualifications et expériences nécessaires : il est essentiel d’indiquer les qualifications académiques et professionnelles requises, ainsi que l’expérience métier nécessaire. Cela peut inclure des diplômes, certifications, et les années d’expérience dans des rôles similaires.

• • Interlocuteurs : on précise ici les principales interactions dans le cadre de la fonction. Les interlocuteurs peuvent être internes et externes à l’entreprise (fournisseurs, clients, prestataires…).

• Conditions de travail : pour se démarquer de la concurrence, il est important de donner des détails sur les conditions de travail comme les horaires, le lieu de travail, le matériel mis à disposition et toute condition spécifique comme les déplacements.

• Évolutions possibles et perspectives de carrière : indiquer les possibilités d’évolution et de développement de carrière associées au poste permet d’attirer des profils de candidats ambitieux et motivés.

Étapes pour rédiger une fiche de poste efficace

Pour rédiger une fiche de poste efficace, plusieurs étapes sont à respecter.

Recueil des informations préliminaires

Pour commencer, il faut recueillir toutes les informations nécessaires sur le profil attendu pour le poste et le métier en lui-même. Pour cela, parler aux employés actuels occupant des rôles similaires et aux responsables hiérarchiques permet d’obtenir un maximum d’informations en provenance directe du terrain et de rédiger par la suite une fiche de poste pertinente.

Si plusieurs employés occupent des postes similaires relevant donc de la même fiche de poste, il est intéressant de mettre en commun leurs expériences pour enrichir la fiche. 

Collaboration avec les responsables hiérarchiques et les RH

Une fois les informations recueillies, la fiche de poste doit idéalement être co-construite avec les responsables hiérarchiques et les équipes RH. Cela permet de s’assurer que toutes les informations pertinentes sur le poste seront incluses tout en répondant aux objectifs RH de recrutement, mobilité interne…

La rédaction 

La rédaction de la fiche de poste doit être claire, concise et compréhensible par un candidat extérieur à l’organisation. Il faut donc éviter les jargons ou acronymes internes.

L’utilisation de phrases courtes est recommandée pour faciliter la lecture. Toute personne qui lit la fiche de poste doit pouvoir comprendre rapidement. Il faut privilégier la lisibilité de l’ensemble à l’exhaustivité.

Pour décrire les tâches et missions, l’utilisation des verbes d’action est à privilégier. Cela rend la fiche de poste plus dynamique et précise. Par exemple, au lieu d’écrire “responsable de la gestion”, on préférera “gérer et superviser”.

Relecture et validation

Faire relire et valider le document par les responsables hiérarchiques et les RH permet de s’assurer qu’il reflète fidèlement les attentes et le profil du poste.

Exemple concret de fiche de poste 

Pour vous permettre de ne rien oublier, Boost’RH vous propose un exemple de fiche de poste pouvant servir de modèle afin d’attirer le candidat idéal.

 

1. DÉFINITION DE FONCTION CIBLE

 

Fonction : Responsable de la comptabilité Rattachement hiérarchique : Directeur

 

Mise à jour par : XX Date : //

Validée par : XX Date : //

 

LA RAISON D’ETRE DU POSTE Décrire l’objectif essentiel du poste, le résultat attendu

Contrôle de l’ensemble des activités comptables de la Mutuelle et établissement du Bilan annuel. Contrôle du règlement des prestations ou cotisations de la Mutuelle. Activités périphériques en gestion du personnel, achat de matériel ou prestations Management de l’assistante

 

LES MISSIONS PRINCIPALES Décrire les principales tâches et responsabilités pour répondre au besoin de l’organisation

Comptabilité générale : Contrôle et enregistrement mensuel des mouvements des prestations et des cotisations  Règlement des prestations AMC et IJ par télétransmission Enregistrement et contrôle des chiffres CNP Comptabilité analytique : Conforme au code de la mutualité Trésorerie : Saisie des mouvements et des rapprochements des 2 comptes bancaires titres Suivi des portefeuilles Saisie des opérations de caisse. Bilan annuel Détermination du résultat fiscal et règlement de l’IS Etablissement du Bilan, du rapport de solvabilité et des états règlementaires après audit du CAC Achats de prestations Relations avec les fournisseurs (matériel, prestations, assureurs) Gestion des immeubles Suivi des loyers Contrôle, enregistrement et règlement des factures de travaux Suivi des immobilisations Gestion du personnel Etablissement des paies (CCMX avec migration sur CEGID) Contrôle et saisie des écritures de paies, charges sociales et fiscales et leurs déclarations mensuelles et trimestrielles Suivi des congés payés et des arrêts maladie Suivi juridique avec le CAC et l’Avocat

 

LES MISSIONS POLYVALENTES Décrire les fonctions ou domaines d’intervention en  remplacement ou assistance d’un collaborateur

Remplacement partiel par l’Assistante Comptable en interne, en externe, le CAC pourrait pourvoir à son absence. En mesure de remplacer partiellement : Le Directeur Le Responsable du service de gestion et de développement commercial

 

INTERLOCUTEURS Préciser les principales relations du collaborateur dans le cadre de sa fonction
Internes Toute l’équipe et le Bureau	Externes CAC Avocat Administrateurs de biens Fournisseurs  Banquiers Adhérents

 

MOYENS MIS A DISPOSITION
Humains Une assistante Comptable	Matériel Micro-ordinateur avec pack office Logiciel de comptabilité Logiciel de la mutuelle

 

ANNEXE Définition des rôles

Relations adhérents et prospects : Participe à la gestion des réclamations et la gestion des instances (bureau, CA, AG) Utilisation des e-mails et de l’internet Gestion des contrats et des adhésions : Participe à la tarification et aux suivis techniques Participe à la gestion des contrats et des avenants avec les partenaires et aux autres éléments contractuels  Gestion des cotisations : Participe au quittancement (appel, rappel),   Gère les précontentieux, les contentieux, les encaissements de cotisations et les comptes clients Gestion des prestations : Participe à la gestion les indus et des contentieux de prestations,  Valide la gestion des prestations santé informatisées Valide la gestion des prestations prévoyance, Gestion des tiers : Participe à la gestion des prestataires Fonctions « support » : Gère les domaines suivants : comptabilité, finance, ressources humaines, gestion du patrimoine immobilier et financier, logistique, achats, services généraux, juridique, fiscal, audit et contrôle

 

 

Conseils et meilleures pratiques pour optimiser une fiche de poste

Pour que votre fiche de poste soit véritablement efficace, voici quelques bonnes pratiques pour maximiser son impact et sa clarté.

Utiliser un langage inclusif

L’utilisation d’un langage inclusif permet d’attirer un large éventail de candidats et de promouvoir la diversité au sein de l’entreprise. Cela implique de rédiger des phrases neutres du point de vue du genre, d’éviter les formulations stéréotypées, et d’inclure des expressions qui montrent l’ouverture de l’entreprise à tous les profils. Par exemple, remplacez “il doit” par “la personne devra” et veillez à ce que toutes les compétences soient valorisées de manière égale, sans présumer du genre du candidat.

Mettre en avant les valeurs de l’entreprise

Les valeurs de l’entreprise doivent être intégrées dans la fiche de poste pour que les candidats puissent se projeter dans la culture de l’entreprise. Cela aide à attirer des personnes dont les valeurs sont en adéquation avec celles de l’organisation. Par exemple, si l’entreprise valorise l’innovation et le travail en équipe, il est judicieux de le mentionner dans la fiche de poste, en expliquant comment ces valeurs se traduisent dans le quotidien de l’entreprise.

Adopter un format attractif et lisible

Le format de la fiche de poste doit être à la fois attractif et facile à lire. Pour cela, utilisez des titres et sous-titres clairs, des listes à puces pour les compétences requises et les missions principales, ainsi que des paragraphes courts. Un design simple mais efficace aide à maintenir l’attention du lecteur et à faire passer l’information essentielle rapidement.

 

Exemple de fiche de poste attractive sous forme d’infographie. 

Crédit : Abilways-Digital

Actualiser régulièrement les fiches de poste

Il est impératif d’actualiser régulièrement les fiches de poste pour s’assurer qu’elles reflètent toujours les besoins actuels de l’entreprise. Les descriptions de poste doivent évoluer avec les changements de l’organisation, des technologies, ou des attentes du marché. Une fiche à jour montre aussi que l’entreprise est dynamique et en phase avec son environnement.

Exemples de logiciels et d’outils pour obtenir une aide

Plusieurs outils peuvent faciliter la rédaction et l’optimisation des fiches de poste. Des plateformes comme Textio offrent des suggestions pour un langage inclusif et attractif, tandis que JobDescription.ai aide à générer des descriptions de poste basées sur des modèles prédéfinis. Des outils de gestion des ressources humaines tels que Workday ou BambooHR intègrent également des fonctionnalités pour la création et la mise à jour des fiches de poste, permettant ainsi de centraliser et d’automatiser ce processus.

Vous pouvez également vous faire accompagner dans la rédaction de vos fiches de poste par un RH externalisé qui apportera son expérience pour vous permettre de rédiger des fiches de poste efficaces ou mettre à jour vos fiches de poste. 

Résumé

En résumé, une fiche de poste bien rédigée est essentielle pour attirer les candidats adéquats et assurer une gestion efficace des compétences au sein de l’entreprise. En adoptant un langage simple et inclusif, en valorisant les valeurs de l’entreprise, et en optant pour un format clair et lisible, vous maximisez l’efficacité de vos fiches de poste. Pensez à les actualiser régulièrement pour qu’elles reflètent toujours les besoins actuels de votre organisation. En appliquant ces bonnes pratiques, vous améliorerez non seulement vos processus de recrutement, mais aussi la satisfaction et l’engagement de vos collaborateurs.