Audit des ressources humaines : définition
L’audit des ressources humaines consiste à analyser l’ensemble des procédures RH d’une entreprise afin d’évaluer les pratiques mises en place et d’évaluer les risques pour améliorer la stratégie RH globale et la performance de l’entreprise.
Un audit des ressources humaines permet aux services RH de faire un état des lieux de l’existant pour :
- prendre du recul sur son mode de fonctionnement;
- anticiper des risques potentiels : conformité légale, gestion de la masse salariale…
- corriger, le cas échéant, des dysfonctionnements ou risques.
L’audit des ressources humaines s’appuie sur des données quantitatives (taux de turn-over, absentéisme, types de contrats…), qualitatives (pratiques managériales, culture de l’entreprise, bien-être collaborateur…) et légales. Après analyse de l’ensemble des données collectées, l’audit RH vise à établir un plan d’action afin d’améliorer la performance RH de l’entreprise.
On peut distinguer deux grands types d’audit RH :
- l’audit juridique qui évalue les aspects administratifs et légaux : sécurité, prévention des risques, conformité, respect des obligations sociales, procédures d’évacuation…
- l’audit organisationnel pour mesurer l’engagement des collaborateurs, la motivation, la gestion des talents et compétences…
L’audit des RH n’est pas obligatoire mais il est fortement recommandé dans la mesure où le cadre juridique évolue en permanence et où le marché du travail se complexifie.
La durée de l’audit social est variable en fonction de la taille de l’entreprise. Cela peut aller de quelques jours à plusieurs mois.
Pourquoi réaliser un audit de la fonction ressources humaines ?
L’audit RH peut être réalisé à titre préventif ou curatif.
En prévention, l’objectif est de réaliser un diagnostic, un état des lieux, des processus liés aux ressources humaines de l’entreprise. Il permet ainsi de détecter des risques potentiels, des points de vigilance mais aussi de souligner le positif et de ce fait de servir de base à la mise en place d’une nouvelle stratégie RH.
En curatif, l’objectif sera de déterminer le plan d’action à mettre en place pour corriger une situation qui se dégrade, sécuriser ses processus RH et ainsi éviter tout risque de litige, contentieux ou crise.
Les objectifs de l’audit des ressources humaines :
- S’assurer que la politique RH soit en conformité avec le cadre juridique et légal en vigueur : contrôle des éléments de paie, contrats de travail, sécurité…
- Évaluer l’efficacité et la performance des pratiques et processus RH au sein de l’entreprise;
- Identifier les risques potentiels;
- Identifier les points forts du service RH et les pratiques RH perfectibles;
- Proposer des mesures pour sécuriser les process RH;
- Mettre en place et déployer une stratégie RH en accord avec les valeurs et la culture de l’entreprise ;
- Optimiser les coûts RH : masse salariale, outils RH;
- Améliorer l’expérience collaborateur.
A qui confier la réalisation de son audit des ressources humaines ?
La réalisation d’un audit des ressources humaines peut se faire en interne ou par un consultant externe.
Le consultant RH externe est un professionnel des ressources humaines, avec généralement, une formation de juriste et une expérience forte en droit social et conventions collectives. Cela fait de lui une ressource immédiatement opérationnelle et adaptée à la mission d’audit.
Avoir recours à un auditeur RH externe à l’entreprise permet d’apporter un regard neuf et non biaisé, contrairement à une équipe interne qui risque de manquer d’objectivité, au-delà de manquer de temps.
Les missions d’un consultant RH lors de l’audit
Dans le cadre de l’audit RH, le consultant externe sera chargé de :
- Observer le fonctionnement de l’entreprise;
- Confronter les procédures aux pratiques réelles;
- Évaluer les risques RH pour proposer des solutions correctives efficaces ;
- Réaliser une analyse documentaire et terrain.
Pour réaliser ces missions, l’auditeur RH suit une méthodologie en cinq étapes : prise de connaissance, état des lieux, analyse, préconisations et accompagnement. Chaque mission d’audit fait l’objet d’une planification en amont qui prévoit la durée de chaque phase et les échéances à respecter.
Les étapes d’un audit des ressources humaines
Phase 1 : Prise de connaissance
L’objectif de cette phase est de comprendre l’environnement de l’entreprise pour mieux l’analyser ensuite. Pour cela, l’auditeur prend le temps d’échanger avec le chef d’entreprise ou le commanditaire de l’audit pour comprendre le besoin et définir les objectifs de l’audit. La compréhension du contexte et de l’histoire de l’entreprise est clé pour proposer un plan d’action adapté au terme de l’audit.
Phase 2 : état des lieux
Après avoir défini le cadre de l’audit, il s’agit pour l’auditeur de collecter l’ensemble des documents permettant de l’éclairer sur le contexte et les processus RH existants. Dans ces documents on retrouve par exemple :
- les accords d’entreprise s’il en existe,
- les chartes internes,
- les dernières notes de service RH ou de communication interne RH,
- le règlement intérieur,
- la politique de rémunération,
- les contrats de travail (CDI cadre, non cadre, CDD..),
- le livret d’accueil,
- la procédure disciplinaire,
- la procédure de rupture de contrat,
- les PV des réunions avec les instances du personnel,
- le plan de formation,
- les affichages obligatoires en entreprise
A partir de cette base documentaire (non exhaustive), les auditeurs peuvent entamer une identification des risques et une première analyse de ces risques qui devra être étayée et confortée par une évaluation sur le terrain.
Cette phase se déroule au sein de l’entreprise auditée et a pour objectif de vérifier la réalité des risques identifiés de manière théorique lors de la préparation. La phase terrain permet d’approfondir l’analyse en réalisant, par exemple, des interviews d’un panel de salariés représentatif (ancienneté, niveau de séniorité, représentant du personnel…) ou des tests sur les processus.
A partir des informations récoltées sur le terrain, les auditeurs vont pouvoir analyser l’ensemble des données qualitatives, quantitatives et légales et ainsi passer à la phase de restitution.
Phase 3 : analyse
L’analyse est réalisée par l’auditeur eu égard au cadre légal et conventionnel de l’entreprise et des bonnes pratiques RH. Durant cette phase, l’auditeur évalue les bonnes pratiques de l’entreprise et identifie les risques.
Phase 4 : préconisations
Les conclusions de l’audit RH sont détaillées sous forme de rapport écrit qui peut être sous format papier et/ou digital. Le rapport d’audit est idéalement présenté au client lors d’une réunion en présentiel. Il détaille la démarche, la méthodologie et les résultats : les points forts de l’entreprise sur lesquels capitaliser et les points d’optimisation voire de vigilance en cas de risque immédiat.
Le rapport s’agrémente de recommandations et un plan d’action à court, moyen et long terme.
Phase 5 : accompagnement
Il arrive généralement que l’audit RH débouche sur un accompagnement pour mettre en place les recommandations visées par le rapport d’audit. L’auditeur prend alors la casquette de consultant.
