L’impact des problèmes de management dans une entreprise
Les chiffres parlent d’eux-mêmes. Des études indiquent qu’il y aurait jusqu’à 32 % de démissions à cause d’un “mauvais management”. Les coûts associés à la perte d’un employé seraient de 150 % de son salaire brut. Négliger les qualités requises pour réussir dans un rôle de management est donc susceptible de coûter très cher à l’organisation, sans compter la perte de temps considérable liée au recrutement et à la formation de nouveaux employés.
A l’heure de l’effet d’écho offert par les réseaux sociaux, l’impact d’un mauvais management ou d’un mauvais manager peut malheureusement se répandre bien au-delà des frontières de l’entreprise et nuire à son image.
Les problèmes de management engendrent d’autres conséquences. Une perte de productivité, de la clientèle et de la croissance des revenus seront également associées à une défaillance de gestion de l’entreprise. De plus, la rotation du personnel entraîne une érosion des connaissances et des compétences précieuses acquises par les employés au fil du temps. Cette perte est difficile à quantifier, mais elle est réelle. On parle alors des coûts cachés issus des dysfonctionnements de l’organisation, qui peuvent s’avérer non négligeables.
Un “mauvais” manager va aussi partager malgré lui un impact émotionnel négatif qui va se répandre au sein de son équipe et provoquer des comportements tels qu’une hausse de l’absentéisme, des burn out, dépression ou démissions.
Le désengagement progressif des salariés peut conduire également à une détérioration de la relation client et fournisseur. A la fin de cette spirale infernale, le dysfonctionnement de l’organisation mène invariablement à des difficultés économiques à terme, il est donc primordial d’anticiper les problèmes de management avant d’en arriver à des situations critiques.
Identifier les problèmes de management communs
Quels sont les signes avant-coureurs d’un conflit en entreprise ?
Le meilleur moyen de gérer un conflit est de le désamorcer le plus tôt possible. Il est donc essentiel que les managers soient formés à la gestion des conflits pour pouvoir traiter le problème à la racine. On évoque également la communication non violente, qui est un outil précieux pour le médiateur pour évoquer une difficulté et tendre vers sa résolution.
Les sources du conflit sont souvent à trouver dans l’organisation elle-même, certains facteurs ou comportements étant favorables au développement de difficultés. Ce sera par exemple le cas :
- des équipes très cloisonnées communiquant peu entre elles ;
- des équipes compétitives (c’est souvent le cas chez les commerciaux par exemple) ;
- d’un déséquilibre de l’importance des acteurs extérieurs (comme certains clients qui dictent la feuille de route des fonctionnalités à développer sur un produit par exemple) ;
- d’une mauvaise organisation des postes (par exemple deux postes dont les tâches sont similaires).
Lorsque les conflits surgissent entre les membres de l’équipe, les managers doivent être en mesure de les reconnaître et de les résoudre rapidement.
Cependant, il arrive souvent que les managers ne parviennent pas à résoudre les conflits ; le plus souvent, ils ne sont tout simplement pas conscients de leur existence, ce qui peut entraîner une escalade de la situation et une rupture au sein de l’équipe. D’autres fois, ils n’ont pas les compétences nécessaires pour gérer les conflits, ou ne sont pas disposés à prendre les mesures appropriées pour les résoudre.
Il est donc important pour le manager d’identifier ces facteurs, puis d’être attentif aux signes éventuels de conflits au sein de son équipe : changement de comportement d’un ou plusieurs membres de l’équipe, baisse de la productivité ou de la qualité des rendus. Enfin, son rôle est de mettre en perspective ces constats en regard de son propre comportement, en regard des messages qu’il transmet, volontairement ou non, à son équipe.
Par ailleurs, il est important de noter que les conflits peuvent aussi survenir suite à un problème individuel, sans être lié à un dysfonctionnement plus large de l’entreprise.
Détecter un problème de management
L’origine du problème de management se trouve souvent dans le manager en lui-même. En effet, bien souvent l’entreprise a promu un excellent technicien, avec des compétences dans un domaine précis, au poste de manager. Cependant, un très bon technicien n’est pas nécessairement un excellent manager. De ce fait, pour compenser le manque de formation, ils opèrent un micro-management, font du présentéisme, abusent des réunions et manquent de vision.
Cela est accentué à l’heure actuelle où les structures sont de moins en moins verticales et où l’on attend donc du manager une écoute, une capacité à communiquer et à déléguer – pas forcément des tâches, mais des résultats, comme nous l’expliquions dans cet article sur le management horizontal.
La première conséquence visible d’un mauvais management sera la diminution de l’efficacité opérationnelle et de l’engagement des salariés. L’augmentation du nombre de départs volontaires et les cas d’absences répétées doivent alerter, mais lorsque cela arrive, c’est que les difficultés sont déjà là.
Des signaux faibles peuvent préalablement alerter : désaccords répétés entre collègues, manque de dialogue ouvert ou du stress. Bien sûr, tout cela peut arriver de temps en temps. Il est important de prendre en compte des changements de comportements ou une régularité de ces comportements qui sont un signe de dysfonctionnement plus profond.
Le manque de communication ou une communication inefficace
Le manque de communication est l’un des problèmes de management les plus courants au sein des entreprises.
En effet, si les managers ne communiquent pas efficacement avec leurs équipes, cela peut entraîner divers désordres tels que déjà décrits précédemment, comme une baisse de motivation, une augmentation de l’absentéisme et donc une chute de la productivité.
Pour résoudre ce problème, il est important de mettre en place des canaux de communication clairement définis entre les managers et les employés. Les managers doivent également être formés à la communication et à la gestion des conflits pour pouvoir résoudre rapidement les problèmes auxquels ils peuvent se retrouver confrontés.
Un manque de feedback et de reconnaissance
Le manque de feedback et de reconnaissance est un problème courant de management qui peut avoir des conséquences néfastes sur la motivation et l’engagement des employés. Lorsque les managers ne fournissent pas de feedback régulier sur le travail de leurs collaborateurs, ces derniers peuvent se sentir déconnectés et peu valorisés. Cela peut entraîner une baisse de la productivité, une augmentation du stress et une diminution de la satisfaction au travail. De plus, le manque de reconnaissance peut également conduire à une perte de confiance envers la direction et à une augmentation du turnover. En revanche, lorsque les managers fournissent un feedback constructif et reconnaissent les efforts et les réalisations de leurs employés, cela peut renforcer leur motivation, leur engagement et leur satisfaction au travail.
Des objectifs mal définis ou inadaptés
Des objectifs mal définis ou inadaptés est une source de confusion et de frustration pour les employés. Lorsque les objectifs ne sont pas clairs ou ne sont pas alignés sur les capacités et les ressources de l’équipe, cela peut entraîner une baisse de la motivation et de la productivité. Les employés peuvent se sentir dépassés ou démotivés par des objectifs irréalistes ou inatteignables. De plus, des objectifs mal définis peuvent également entraîner des conflits au sein de l’équipe, car les membres peuvent avoir des interprétations différentes de ce qui est attendu d’eux. En revanche, des objectifs clairs et adaptés peuvent aider à aligner les efforts de l’équipe et à motiver les employés à atteindre leurs objectifs.
Stratégies d’anticipation des problèmes de management
Évaluation régulière des processus et des performances
Une évaluation régulière des processus et des performances permet aux managers d’identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des obstacles majeurs. Cela peut inclure des revues de performances individuelles ou d’équipe, des audits de processus, ou des enquêtes de satisfaction des employés (mesure du climat social). En identifiant les problèmes à un stade précoce, les managers peuvent prendre des mesures correctives pour les résoudre avant qu’ils ne deviennent plus graves. En règle générale, cela ne demande pas de moyens financiers importants, en revanche il faut y accorder le temps nécessaire. C’est là le rôle principal du manager.
Formation continue et développement des compétences managériales
Les managers doivent être continuellement formés pour rester compétents et efficaces dans leur rôle. Cela peut inclure des formations sur l’écoute active, la résolution de conflits, la communication efficace, l’empathie, ou le leadership. En investissant dans le développement des compétences managériales, les entreprises peuvent s’assurer que leurs managers sont bien équipés pour anticiper et résoudre les problèmes de management.
Chez Boost’RH nos experts proposent des coachings individualisés sur des périodes de 6 à 9 mois afin d’accompagner les managers sur le terrain. Nos experts se basent sur des situations réelles vécues par les managers pour travailler sur leur posture.
Promotion d’une culture de feedback ouvert
Désamorcer un conflit passe naturellement par la communication. Une culture de feedback ouvert encourage les employés à partager leurs idées, leurs préoccupations et leurs suggestions avec leurs managers. Cela peut aider à identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des obstacles majeurs. Les managers doivent être ouverts et réceptifs au feedback de leurs employés, et prendre des mesures pour résoudre les problèmes identifiés.
Pour cela toutes les méthodes sont bonnes : organiser un rendez-vous régulier – ou “one-to-one”, tours de table, réunions hebdomadaires de l’équipe.
Le complément indispensable est un rendez-vous régulier, mensuel ou tous les deux mois, importé des US – le Town Hall – qui permet de rassembler toute l’équipe, ou les équipes, autour des éléments clés de l’évolution de l’entreprise, en transparence, en indiquant les réussites et les difficultés.
En promouvant une culture de feedback ouvert, les entreprises peuvent créer un environnement où les problèmes de management sont identifiés et résolus rapidement.
Si vous n’avez pas les compétences ou bien que vous manquez de temps, faites-vous accompagner par nos experts.
Outils et techniques pour gérer les problèmes de management
Utilisation de logiciels de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet, comme Asana ou Trello (cf. image ci-dessous), sont des outils essentiels pour gérer les tâches, les ressources et les délais. Ils permettent aux managers de planifier, organiser et suivre les projets de manière efficace. Les fonctionnalités telles que la gestion des tâches, le suivi du temps, la gestion des ressources et la collaboration en ligne facilitent la gestion des projets et permettent aux managers de résoudre rapidement les problèmes qui surviennent.
Techniques de résolution de conflits
Les techniques de résolution de conflits, telles que la communication ouverte, l’écoute active, la recherche de solutions mutuellement acceptables et la médiation, peuvent aider à résoudre les conflits de manière constructive et à maintenir un environnement de travail positif. Pour cela les managers doivent êtres formés régulièrement comme nous l’avons vu précédemment.
Par ailleurs, les conflits en entreprise résultent souvent d’un manque de cohésion. Pour cela les solutions sont nombreuses pour créer des occasions de se rencontrer et de mieux se connaître : repas d’équipe, team buildings en extérieur….
Les conflits ont un coût important pour l’entreprise (absentéisme, baisse de la productivité…), le manager doit veiller à apporter une solution rapide et tenir son rôle de médiateur en accompagnant les personnes concernées.
Approches pour améliorer la communication au sein de l’équipe
Une communication efficace est essentielle pour gérer les problèmes de management. Les managers doivent encourager une communication ouverte et transparente au sein de l’équipe, en fournissant des canaux de communication clairs et en encourageant les employés à partager leurs idées, leurs préoccupations et leurs suggestions. Les réunions régulières, les mises à jour de projet et les discussions en face à face peuvent aider à améliorer la communication et à résoudre rapidement les problèmes qui surviennent.
D’autres outils comme le DISC permettent de donner des clés aux managers sur les personnalités de l’équipe et comment s’adresser à chacune d’entre elles. Cela permet d’adapter sa communication en fonction de l’individu qui se sent d’autant valorisé.
Conclusion
La communication et l’écoute sont les clés d’un management serein. Les problèmes de management peuvent généralement être anticipés et la formation des managers joue un rôle important. Les managers doivent être proactifs dans l’identification et la résolution des problèmes potentiels, en utilisant des outils et des techniques appropriés tels que les logiciels de gestion de projet, les techniques de résolution de conflits et les approches pour améliorer la communication au sein de l’équipe. De plus, les managers doivent promouvoir une culture de feedback ouvert, encourager une communication ouverte et transparente au sein de l’équipe, et investir dans le développement des compétences managériales. En adoptant une approche proactive et en utilisant les bonnes stratégies, les managers peuvent anticiper et résoudre les problèmes de management avant qu’ils ne deviennent des obstacles majeurs, et maintenir un environnement de travail positif et productif.
