Quelles sont les entreprises concernées ?
Zones impactées : Paris et autres sites des JOP
Paris et les villes proches concentrent la plupart des épreuves de ces Jeux et l’affluence va être importante avec environ 10 millions de visiteurs attendus. Les entreprises dont les lieux de travail sont situés à proximité des lieux d’épreuves vont donc être particulièrement impactées rendant notamment l’accès au lieu de travail difficile pour les salariés, à la fois pour des questions de sécurité et d’affluence.
En effet, l’accès à certaines zones est restreint pour des raisons de sécurité, avec différents niveaux selon le périmètre (gris ou rouge) et un pass sera exigé pour pouvoir y entrer (cf. carte du ministère de l’intérieur ci-dessous). La préfecture de police a mis en ligne la liste des dérogations et personnes autorisées à circuler dans les périmètres de sécurité. Vous pouvez ainsi vérifier si vous êtes éligible à une dérogation pour vos salariés et anticiper les demandes car la délivrance du pass n’est pas automatique et immédiate.
De plus, plusieurs stations de métro seront fermées, rendant les déplacements plus contraignants, sans parler de l’affluence dans les transports avant et après les épreuves.
Pour anticiper les déplacements et les difficultés que pourraient rencontrer vos salariés, le ministère des transports à mis en ligne une carte interactive des impacts sur les déplacements en Ile-de-France avec les périmètres de sécurité et les prévisions d’affluence dans les transports.
Quelles sont les entreprises concernées ?
Les entreprises impactées par les JOP sont de deux types :
- les entreprises dont les lieux de travail sont situés dans les périmètres de sécurité ou aux abords des sites des épreuves olympiques.
- les entreprises qui vont connaître des pics d’activité en raison des JOP : restauration, transports, sécurité, audiovisuel…
Nous allons voir plus loin dans cet article comment adapter votre organisation en fonction de votre situation.
Quels sont les Impacts sur les entreprises situées en dehors des zones principales des JO ?
Si l’impact sera moindre pour les entreprises situées en dehors des zones principales des JOP, il n’est pas non plus nul. En effet, en raison de la forte affluence dans les transports, certains salariés pourraient tout de même rencontrer des difficultés pour se rendre sur leur lieu de travail, notamment s’ils sont amenés à traverser des zones concernées par les JOP.
Il ne faut pas non plus négliger l’impact psychologique pour les salariés. En effet, l’incertitude liée aux déplacements et à la sécurité peut aussi générer du stress pour vos collaborateurs. Des mesures de prévention sont donc à anticiper.
Analyse des besoins spécifiques de votre entreprise
Évaluation des activités et des équipes impactées
Si ces événements vont être source d’opportunités pour certaines entreprises, ils vont cependant avoir des impacts sur leur organisation. En effet, il sera important de faire preuve de souplesse et de flexibilité dans la planification des activités. En tant qu’employeur vous devrez être prêt à revoir l’organisation du travail pendant cette période pour garantir la continuité d’activité ou répondre aux pics d’activité générés par les JOP.
A ce sujet, le ministère du travail a détaillé les différents dispositifs d’aménagement du travail mobilisables pendant les Jeux olympiques et paralympiques. Télétravail, recours aux congés, dérogations aux repos hebdomadaires, ces dispositifs sont prévus par le code du travail et peuvent être mis en œuvre au sein de votre entreprise en fonction de votre situation.
Identification des périodes critiques et des tâches prioritaires
En fonction de la situation de votre entreprise vous pourrez notamment être amené à ajuster les horaires de travail, les lieux d’exercice ou encore revoir les priorités et délais des projets en cours.
Pour vous aider à mettre en place les dispositifs prévus dans le cadre du code du travail et identifier les périodes critiques et tâches prioritaires, vous pouvez vous faire accompagner par des DRH à temps partagé. Ils maîtrisent les subtilités du code du travail et peuvent mettre en place rapidement les aménagements nécessaires grâce à leur expérience et leur expertise.
Stratégies pour l’organisation du travail
Flexibilité des horaires de travail
Pendant cette période, une modification des horaires de travail est possible. Les employeurs peuvent par exemple proposer à leurs collaborateurs des horaires décalés afin d’éviter les pics d’affluence dans les transports. Ainsi, vous pouvez proposer de commencer plus tôt ou retarder l’heure de fin de poste. Pour ces situations, une concertation avec le CSE ou les représentants syndicaux doit être organisée.
Par ailleurs, la durée du travail peut également être modifiée durant cette période. Cela est encadré par la loi « JO 2024 », dans les communes d’implantation des sites de compétition ainsi que dans les communes limitrophes ou situées à proximité de ces sites. Ainsi, certaines entreprises pourront par exemple déroger temporairement au repos dominical afin de maintenir des activités essentielles au bon déroulement des Jeux Olympiques . Les dispositions prévues et activités concernées sont précisées dans le décret du 23 novembre 2023.
Bien sûr, rien ne peut être imposé au salarié, il doit être volontaire pour travailler le dimanche et bénéficier de contreparties (rémunération doublée à minima et repos compensateur).
Il en va de même pour le repos hebdomadaire, quotidien et les durées de travail maximales.
Télétravail et solutions digitales
Durant cette période, pour les entreprises qui peuvent y recourir, le télétravail est vivement encouragé. Depuis la Covid, de nombreuses entreprises ont mis en place un accord collectif ou une charte sur le télétravail et y sont totalement préparées. En l’absence de ces dispositions, l’employeur peut tout de même y avoir recours afin de s’adapter aux circonstances. A cet effet, le ministère des transports à réalisé un article à destination des employeurs et des salariés pour encourager le télétravail lorsque cela est possible, en rappelant les conditions (droits et devoirs de l’employeur en cas de télétravail).
Le télétravail permet ainsi de faire baisser de 18 à 20% la fréquentation dans les transports aux heures de pointe.
De plus, le marché du travail en Île-de-France est particulièrement compatible avec le télétravail : plus de 60% des salariés travaillent dans le secteur tertiaire marchand (Sources : ministère des transports – INSEE).
Rotation des équipes et gestion des présences
Le ministère du travail recommande également de privilégier le recours aux congés payés et/ou aux jours de repos (JRTT) durant cette période, voire même de fermer l’entreprise. Il est assez courant que les entreprises réalisent des fermetures annuelles au mois d’août; cette année, ces entreprises pourraient ainsi faire coïncider la fermeture annuelle avec la période des Jeux.
Si l’employeur peut imposer aux salariés de prendre des congés, cela doit cependant être réalisé en concertation avec les instances représentatives comme le CSE. Dans les entreprises où des JRTT sont appliquées, les employeurs peuvent aussi imposer la prise de jours de repos au titre du contingent patronal.
Communication interne efficace
Pendant cette période, il est impératif de renforcer la communication interne, cela pour plusieurs raisons :
- assurer la coordination entre les collaborateurs et les équipes, notamment en cas de télétravail généralisé ou d’ampleur plus importante qu’à l’accoutumée;
- informer les collaborateurs de changements ou ajustements potentiels;
- assurer la continuité des projets de manière fluide;
- prendre le pouls des collaborateurs sur leur vécu de la situation.
Ce renforcement peut impliquer l’organisation de réunions plus régulières, la mise en place de canaux de communication dédiés ou encore la désignation d’un ou plusieurs référents pour assurer la transmission des informations clés.
L’utilisation d’outils collaboratifs en ligne permet de faciliter le travail à distance et de gérer le travail en horaires décalés s’il y a lieu. Les outils comme Slack, Microsoft Teams ou Zoom permettent aux équipes de rester connectées et de collaborer en temps réel même en étant à distance.
Aménagements et solutions logistiques
Optimisation des déplacements domicile-travail
Toutes les entreprises ne pourront pas adapter les horaires de leurs salariés ou avoir recours massivement au télétravail. D’autres solutions s’offrent néanmoins à elles pour faciliter la vie des collaborateurs durant cette période.
Les entreprises peuvent encourager l’entraide entre collègues en encourageant le covoiturage par exemple. Elles peuvent aussi proposer des modes de transports alternatifs avec une prise de charge pour acheter ou louer un vélo électrique durant la période.
Maintien de la productivité et du bien-être des employés
Cette période des Jeux Olympiques est génératrice de stress pour bon nombre de salariés. En effet, la situation est inédite, il y a de nombreuses inconnues et beaucoup de bruits de couloir qui circulent qui alimentent ce stress (nécessité d’avoir un QR code pour traverser telle zone, appréhension des transports et/ou de la foule, organisation familiale plus compliquée…).
Pour ces raisons, l’employeur doit impérativement veiller à la santé mentale et au bien être des salariés durant cette période, pour maintenir un environnement de travail propice à leur épanouissement et assurer leur engagement et leur productivité malgré les difficultés potentielles.
Il est par exemple possible de mettre en place des séances de méditation pour leur permettre de se ressourcer pendant la journée ou d’avoir une cellule d’écoute dédiée, portée par le département RH ou avec un intervenant extérieur dédié pendant la période des JO comme un RH externalisé.
Enfin, pourquoi ne pas délocaliser vos bureaux pendant quelques jours durant cette période en offrant un séminaire au vert à vos collaborateurs ? C’est l’occasion de leur proposer une bulle d’air et de faire émerger de nouvelles idées pour faire avancer les projets, tout en renforçant les liens de l’équipe.
Conclusion
Si vous n’avez pas encore pensé à l’organisation du travail au sein de votre entreprise pour la période des Jeux Olympiques de Paris 2024, il est encore temps de prendre les choses en main !
Pour garantir la continuité de vos activités, Boost’RH propose des DRH et RH à temps partagé qui peuvent intervenir rapidement pour vous accompagner dans la mise en place de solutions en accord avec le code du travail : aménagement des horaires, du temps de travail, des jours de repos, télétravail… Fort de leur expérience, ils identifieront rapidement les mesures essentielles à prendre pour que les JO de Paris restent une opportunité pour tous.