Qu’est-ce que l’Onboarding ?
L’onboarding, ou intégration en entreprise, est un processus structuré permettant à un nouvel employé de s’adapter à son poste, à la culture d’entreprise, ainsi qu’à ses collègues, tout en assimilant les outils et pratiques de travail.
L’onboarding a plusieurs objectifs majeurs :
- Imprégnation culturelle : introduire les nouvelles recrues à la culture, aux valeurs et aux pratiques de l’entreprise. C’est un moyen de leur permettre de mieux comprendre leur environnement.
- Réduction du turnover : un bon onboarding améliore la satisfaction des employés dès le début, réduisant ainsi les risques de départs prématurés.
- Augmentation de la productivité : en intégrant efficacement les nouveaux employés, ils deviennent plus rapidement opérationnels, ce qui améliore la performance globale de l’entreprise.
Contrairement à une simple intégration administrative, qui se limite à la gestion des documents contractuels et à la mise en place logistique, l’onboarding est un processus plus global. Il inclut non seulement les aspects administratifs, mais aussi l’accompagnement et le soutien nécessaire pour permettre au nouvel employé de réussir sur le long terme.
Un bon onboarding comprend par exemple :
- Une présentation des équipes et des bureaux lors par exemple d’un petit déjeuner d’accueil
- Un kit d’accueil prêt avec le nécessaire pour le poste de travail (ordinateur, badge, carnet de notes) et des goodies
- Une présentation des outils et processus internes
- Des sessions de formation sur les tâches clés
- Des rencontres en one-to-one avec les différents membres de l’équipe et les managers
- Des points de passage réguliers avec le manager et les RH pour s’assurer de la bonne intégration du salarié
- Un rapport d’étonnement à la fin de l’onboarding
Pourquoi l’Onboarding est-il crucial pour les entreprises ?
L’onboarding est une phase critique pour les entreprises car la phase d’intégration influence fortement la satisfaction et la performance des nouveaux employés. En effet, 45% des démissions ont lieu la première année du contrat (INSEE 2020). Cette phase est donc déterminante pour la suite de la vie du salarié au sein de l’entreprise.
Impact sur la productivité
Un onboarding bien structuré permet au nouvel employé d’être productif plus rapidement. Les tâches et objectifs sont clairs dès le départ, et le collaborateur sait où trouver les ressources nécessaires pour bien accomplir son travail. Selon une étude de la Society for Human Resource Management (SHRM), un bon onboarding augmente la productivité des nouvelles recrues de 50 % au cours de leur première année.
Engagement et rétention
L’onboarding est directement lié à l’engagement des employés et à leur fidélité à l’entreprise. Un employé bien intégré se sentira plus engagé dans son travail et aura moins tendance à quitter l’entreprise. Des études montrent que 69 % des employés restent dans une entreprise pendant plus de trois ans s’ils ont vécu une bonne expérience d’intégration.
Culture d’entreprise
Un bon onboarding permet de véhiculer efficacement les valeurs et la culture d’entreprise. Cela aide les nouveaux employés à s’aligner rapidement avec la mission de l’entreprise, facilitant ainsi leur immersion. La culture d’entreprise devient alors un pilier central de leur engagement.
Statistiques d’un onboarding réussi
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : les entreprises ayant un processus d’onboarding structuré connaissent un taux de rétention de leurs employés de 82 % plus élevé et une augmentation de 70 % de la productivité des nouvelles recrues. À l’inverse, 20 % des nouveaux employés quittent leur poste dans les 45 premiers jours si le processus d’intégration est mal géré. Enfin, le coût d’un onboarding raté serait en moyenne de 7000€ pour l’entreprise (Parlons RH).
Les étapes d’un processus d’onboarding efficace
Un onboarding efficace se divise généralement en plusieurs étapes et dure jusqu’à 9 mois. Chacune de ces étapes contribue à une intégration progressive et bien structurée.
Préparation avant l’arrivée du nouvel employé
Avant même que le nouvel employé n’arrive, il est essentiel de préparer son arrivée. En effet, un candidat sur 5 ne se présente même pas le premier jour. Il est donc indispensable de garder le lien avec le candidat recruté jusqu’au jour de l’intégration. Pour cela, on peut par exemple lui partager en amont l’organigramme de son équipe, lui mettre ses premières réunions de présentation dans son agenda et bien sûr préparer l’ensemble de son matériel (ordinateur, téléphone, poste de travail…)
Premier jour : accueil et présentation
Le premier jour est crucial. L’objectif est de faire en sorte que le nouvel employé se sente bien accueilli et à l’aise. Voici ce qui est recommandé :
- Organiser une visite des bureaux.
- Présenter les membres de l’équipe et les principales parties prenantes.
- Offrir un kit de bienvenue incluant des informations sur l’entreprise et des gadgets personnalisés.
- Prévoir du temps en tant que manager pour être disponible pour le nouvel arrivant tout au long de la journée.
Première semaine : objectifs et formation initiale
Durant la première semaine, il est important de définir clairement les objectifs du nouveau collaborateur. Il faut également lui fournir une formation initiale sur les outils qu’il devra utiliser au quotidien et sur les processus internes. Le manager doit aider l’employé à s’approprier ses responsabilités et à comprendre comment son travail s’intègre dans la stratégie de l’entreprise.
Premier mois : suivi et feedback
Le premier mois un suivi régulier doit être mis en place pour s’assurer que l’employé progresse bien dans son poste. Des réunions régulières avec le manager sont essentielles pour récolter du feedback, apporter des ajustements si nécessaire et renforcer l’intégration dans l’équipe et l’entreprise. Un rapport d’étonnement à 1 mois est souvent utile à ce moment-là, à la fois pour vérifier que le salarié se sente bien au sein de l’entreprise mais aussi pour ajuster le processus d’onboarding en fonction des retours du nouveau salarié.
Suivi sur le long terme (90 jours et plus)
Un bon onboarding ne s’arrête pas au premier mois. Un suivi doit être effectué à 90 jours et au-delà pour garantir une intégration durable. À cette étape, il est essentiel de fixer des objectifs à long terme et d’évaluer la progression du collaborateur dans sa nouvelle fonction.
Les outils et technologies pour faciliter l’onboarding
De nombreuses technologies permettent d’optimiser le processus d’onboarding, rendant l’intégration plus fluide et interactive.
Logiciels de gestion d’onboarding
Aujourd’hui la plupart des SIRH intègrent une brique onboarding. Ces logiciels tels que Workelo, Lucca, Factorial ou encore Heyteam permettent de :
- centraliser les informations;
- automatiser les tâches administratives du processus d’onboarding;
- créer des parcours personnalisés en fonction du poste du nouvel arrivant;
- déléguer certaines tâches du parcours d’onboarding aux managers, collègues, pairs d’autres services;
- impliquer et coordonner l’ensemble des parties prenantes autour d’une seule interface.
Ces logiciels centralisent les informations et assurent un suivi efficace des différentes étapes. Ils s’interfacent généralement aux outils de communication tels que Slack ou Microsoft Teams
.
Visuels d’onboarding Workelo
Autres outils d’onboarding
Au-delà des logiciels d’onboarding, les entreprises peuvent également mettre à disposition du nouvel arrivant des vidéos d’accueil, portails intranet et des plateformes de e-learning pour lui fournir des ressources adaptées à son poste. Ces outils permettent d’accélérer l’apprentissage et d’assurer une montée en compétence progressive.
Les erreurs courantes à éviter dans l’onboarding
Bien que l’onboarding soit un processus essentiel, il est facile de tomber dans certains pièges. Voici les erreurs les plus fréquentes à éviter.
- L’absence de préparation: ne pas anticiper l’arrivée d’un nouvel employé est une erreur fréquente. Il est crucial que tout soit prêt avant son arrivée, qu’il s’agisse du matériel ou des informations nécessaires. Il n’y a rien de pire pour un nouveau salarié que d’arriver dans une nouvelle entreprise et de ne pas avoir de poste de travail ou de matériel déjà prêt.
- Le manque de clarté sur les attentes : un processus d’onboarding efficace implique de définir des objectifs clairs dès le début. Sans une vision précise des attentes, l’employé peut se sentir perdu ou démotivé.
- Un processus trop administratif : se concentrer uniquement sur les aspects administratifs sans tenir compte de l’humain est une autre erreur. L’onboarding doit inclure un aspect social et une attention portée à l’intégration dans l’équipe.
- Négliger le suivi : un suivi insuffisant ou inexistant après le premier mois peut réduire à néant tout le processus d’intégration. Il est essentiel de maintenir un accompagnement régulier pour garantir une intégration réussie sur le long terme.
Conseils pratiques pour réussir son onboarding
Pour garantir un onboarding réussi, voici quelques conseils pratiques.
Personnaliser l’onboarding
Chaque employé est unique. Il est important d’adapter le processus en fonction du poste, du niveau hiérarchique et des attentes spécifiques de l’entreprise vis-à-vis du nouveau collaborateur.
Idéalement, des objectifs clairs doivent être définis dès le premier jour, en accord avec le nouvel arrivant. Cela lui permet de prendre part activement à son intégration.
Créer une checklist d’intégration
Une checklist claire des tâches à accomplir permet de ne rien oublier, des formations initiales au suivi à 90 jours. Cela permet aussi de définir les rôles de chacun (RH, managers, membres de l’équipe) dans le processus d’intégration.
Instaurer un système de mentorat
Un mentor peut accompagner le nouvel employé tout au long de son intégration, il peut être un employé d’un autre service ou un membre de l’équipe. Le mentor sera par exemple chargé d’organiser le petit déjeuner ou déjeuner d’accueil, de faire le tour des bureaux pour présenter l’espace de travail au nouvel arrivant et sera une personne référente pour le nouvel employé en cas de question pratique qui ne serait pas liée à son poste.
Conclusion
L’onboarding joue un rôle crucial dans la réussite d’une entreprise. Un processus bien conçu permet non seulement de réduire le turnover, mais aussi d’améliorer l’engagement, la productivité et la satisfaction des nouveaux employés. En veillant à offrir une intégration personnalisée, soutenue par des outils adaptés et un suivi régulier, les entreprises peuvent maximiser les chances de succès de leurs collaborateurs sur le long terme.
Pour optimiser ce processus essentiel, il est possible de faire appel à un expert RH ou à un directeur des ressources humaines (DRH) à temps partagé. Ces professionnels peuvent vous aider à structurer et à personnaliser votre onboarding, en assurant une intégration fluide et efficace de chaque nouvelle recrue dans votre organisation.
